Een van de kenmerken van het voeren van een administratie, is dat je documenten, facturen en andere belangrijke papieren moet archiveren. Het is wettelijk vastgelegd dat ondernemingen hun administratie voor een bepaald aantal jaren moeten archiveren. Mocht een instantie informatie nodig hebben over de voorgaande jaren, dan kun je in het archief de juiste stukken erbij pakken. Het is dan wel van belang dat je nauwkeurig archiveert, zodat je niet uren bezig bent om te zoeken, maar direct het betreffende jaar en documenten kunt opzoeken. Dit gaat gemakkelijk met juist archiefmateriaal.

Het opbergen van papierwerk
Er zijn verschillende methodes om te archiveren en je papierwerk op te bergen. Voor het dagelijks gebruik zijn ordners het meest handige hulpmiddel. Hier kun je heel gemakkelijk papieren instoppen en uithalen en je hebt je papierwerk mooi compact bij elkaar. Een ordner is er gemakkelijk bij te halen als je een document zoekt en met de standaardmaten passen ordners in vrijwel alle soorten archiefkasten. Maar dikwijls worden ordners bij ieder nieuw boekjaar opnieuw gebruikt. Wanneer de inhoud van de ordners naar het archief worden verplaatst, worden ze overgezet naar archiefdozen. Het kan handig zijn om het pak papier toch nog te bundelen. Daar zijn speciale hulpmiddelen voor en voorkomt dat al het papier los in een archiefdoos ligt.

Etiketten en labels
Ga je archiefmateriaal kopen, dan kun je niet zonder etiketten, labels en eventueel tabbladen. Hiermee kun je alles wat je archiveert labelen, zodat je snel kunt vinden wat je zoekt. Ordners kun je voorzien van een label en archiefdozen beplakken met een etiket. Ook als je na meerdere jaren nog documenten uit het archief wilt halen, kun je de betreffende papieren snel en gemakkelijk vinden. Tabbladen zijn heel handig in ordners, vooral als je verschillende soorten documenten bij elkaar stopt. Je kunt de soorten zo gemakkelijk scheiden, zonder dat je hier een aparte ordner voor hoeft te gebruiken.