In een omgeving van toenemende complexiteit is en informatie-overload is behoefte aan een snellere besluitvorming. Business intelligence (BI) tools helpen ondernemingen om snellere, op feiten gebaseerde beslissingen te nemen door beter gebruik te maken van gegevens van binnen en buiten de organisatie. Dit artikel beschrijft de drie grote fasen van de evolutie van business intelligence tools voor bedrijven, van kantoorautomatisering tot de huidige ontwikkelingen. De meeste grote bedrijven zijn fase 1 en 2 inmiddels gepasseerd en zijn klaar om de vruchten te gaan plukken van stap 3 van de business intelligence evolutie.
Fase 1 : Kantoorautomatisering
Tijdens de eerste IT golf binnen ondernemingen zijn reeds diverse bedrijfsactiviteiten en -processen geautomatiseerd, zoals: facturatie, voorraadbeheer, boekhouding, loonadministratie. Deze IT-systemen, over het algemeen bekend als ERP (enterprise resource planning), MRP (material resource planning), CRM (customer relationship management), HRMS (human resources management systems), etc. versnellen bedrijfsprocessen en bieden snelle toegang tot informatie over de organisatie.
Kenmerkend voor het gebruik van dergelijke systemen is dat ze gegevens bijhouden in een database op het laagste niveau van de organisatie, met alle details van de transacties. Ze worden gebruikt voor gegevensinvoer en operationele rapportages.
Fase 2 : Datamanagement
Na verloop van tijd, wanneer automatiseringssystemen ontwikkeld en alomtegenwoordig zijn, begint meer en meer duidelijk te worden dat bedrijfsgegevens verzuild en versnipperd zijn over de onderneming. Data management wordt nog moeilijker als er sprake is van fusies en overnames en meerdere datasets moeten worden geconsolideerd.
Hier ontstaan verschillende uitdagingen, zoals: slechte kwaliteit van de gegevens, onverenigbaarheden tussen datasets, duplicatie van data en overhead in het beheer van meerdere systemen. Bijgevolg is de volgende fase van de IT evolutie gericht op vereenvoudiging van het informatiemanagement van de onderneming.
Master data management is een benadering van data die gericht is op tools en technologieën voor het classificeren, normaliseren, consolideren en het samenvoegen van gegevens in de gehele onderneming om een consistent beeld geven. Meestal wordt een zogenaamde datawarehouse opgezet om bedrijfsbrede informatie te centraliseren op een uniform platform. Dit datawarehouse kan worden benaderd door alle (afdelingsspecifieke) instrumenten voor rapportage en analyse.
Fase 3 : Business intelligence
Business intelligence is een opkomende soort IT -toepassingen die data gebruiken om de besluitvorming te ondersteunen en te verbeteren. Een scala aan tools en technieken zoals data mining, predictive analytics en data visualisatie worden gebruikt om waardevolle inzichten te verschaffen in het verleden, heden en de toekomstige business metrics.
Business intelligence tools hebben daardoor een belangrijke functie in het bereiken van optimale efficiëntie, integrale planning, evaluatie en monitoring.
De voordelen van business intelligence tools
Eén waarheid: BI tools bieden consistente informatie, real time, over de onderneming , zodat er geen onduidelijkheid of discussie hoeft te zijn over de geldigheid van de gegevens. BI tools kunnen informatie ook visualiseren door middel van dashboards, om te zorgen voor consensus en goed gecoördineerde besluitvorming.
Business performance metrics: prestatiecijfers zijn gebaseerd op KPI’s en worden berekend op verschillende niveaus binnen de onderneming. Metrics zijn aan elkaar gekoppeld om in een diagram te kunnen weergeven hoe de prestaties onderin de organisatie gelinkt zijn met de resultaten bovenin de organisatie.
Forecasts: men kan de impact van wijzigingen in de specificaties en de business case voorzien door middel van forecasts. Dit helpt om de balans tussen budget, tijd en kwaliteit te beheren.
Business modelling: bedrijfsmatige ontwikkelingen kunnen worden weergegeven in robuuste en transparante modellen. Deze zijn zeer nuttig voor analyse, simulatie en “what if” scenario’s.
Realistische analyses: om in de toekomst te kijken wordt niet alleen gekeken naar historieke data, maar business intelligence tools maken het ook mogelijk om externe en interne gegevens te integreren om accurate voorspellingen te doen voor de toekomst.
Het is van vitaal belang voor bedrijven om goed geïnformeerd te zijn en snel, op feiten gebaseerde beslissingen te nemen in de dynamische markt. BI tools bieden een concrete set oplossingen die aansluiten op de bestaande IT -infrastructuur van bedrijven en brengen inzichten die van onschatbare waarde zijn.
