Media Release

Plaats hier gratis uw artikel of persbericht!

Waarom zouden alle bedrijven voor digitaal Document Management moeten kiezen?

Steeds vaker twijfelen bedrijven over het beheer van hun documenten. Moeten medewerkers documenten digitaal opslaan of wordt alles uitgeprint en in mappen bewaard? Association for Information and Image Management heeft onderzoek naar het beheer van documenten gedaan. Het onderzoek is uitgevoerd onder 700 bedrijven en hieruit kun je enkele conclusies trekken.

Zo bleek onder meer dat 26 procent heeft officieel beleid heeft voor het beheer van digitale bestanden. Dat houdt in dat er geen regels zijn over hoe de medewerkers dingen vastleggen. Het is wel belangrijk aangezien je anders geen orde kunt houden. Zo zou je bijvoorbeeld afspraken kunnen maken over de benaming van documenten of in welke mappen bestanden beheerd moeten worden.

Er worden tevens eisen vanuit de belastingdienst en politiek gesteld. Documenten moeten doorgaans een aantal jaar bewaard worden. Stel dat er een onderzoek ingesteld wordt, moet het bedrijf alle documenten kunnen laten zien. Uit het onderzoek blijkt dat 56% van alle bedrijven aan de wettelijke eisen van digitaal beheer voldoet.

Als het gaat om het bewaren op papier doen de bedrijven het beter. Maar liefst 71% van de bedrijven heeft het op orde en voldoet aan de wettelijke eisen. John Mancini, de voorzitter van AIIM zei “We zien dat meer dan één derde van de bedrijven niet zeker is van de toestand van elektronische bestanden. Zo weten ze niet wanneer documenten veranderd, geopend of gewist zijn.”

Document Management
Veel bedrijven zien elektronische data als iets voor ICT medewerkers en daarom wordt het vaak niet in het hele bedrijf doorgevoerd. Er wordt echter steeds meer informatie digitaal aangemaakt en opgeslagen. Je kunt je voorstellen dat na een tijd de mailbox vol zit of dat je dingen niet meer kan vinden omdat je zoveel mappen hebt.

Het wordt dan wellicht tijd om een Document Management Systeem aan te schaffen. Dit soort systemen zorgen ervoor dat bestanden makkelijk opgeslagen, verwerkt, beheerd en gedeeld kunnen worden. Daarnaast is het veel overzichtelijker waardoor je documenten sneller kunt terugvinden.

Voordelen:
– Verhoogt de productiviteit van het personeel
– Documenten zijn digitaal en dus overal beschikbaar
– Minder printkosten vanwege papierbesparing
– Minder ruimte nodig voor archief

Linkruil.org

Comments are closed.